1日に届くメールが100通以上になることも、大きな会社ではよくあることです。
筆者の会社も毎日100通以上届きます…。
大手企業の前は長年中小企業に勤めており、受信するメールも1日10通以下だったので、どのメールを見ればよいのかで迷うことはありませんでした。
しかし、大手企業に転職して大量にメールが届くことに驚きました…！！
それも今では余裕でさばけます！
捌いているといっても時間をかけて全部を見ているわけではありません。
こちらの記事では、大量にメールが届いても効率よく需要なメールを確認するコツをご紹介させていただきます。
これではあなたもきっと慌てないっ！！！
① まずは、TOに自分が入っているメールを仕分ける
「TOに自分が入っているメールを仕分ける」
一番最初にこれをやりましょう！
新規フォルダを作り「自分」や「Me」など自分用と分かるような名前をつけ、TOに自分のメールアドレスが入っている場合、このフォルダに自動的に移動するよう設定します。
これだけで、自分あての重要なメールは分かりやすく仕分けられます！
② CCに自分が入っているメールを仕分ける
次に重要なことは、CCに自分が入っているメールを仕分けることです。
CCに自分がどれくらいの頻度で入っているのかによりますが、少ない場合は、①で作成した自分用のフォルダに一緒に振り分けられるように設定します。
CCに入る頻度が多い場合は、「CC自分」などの名前をつけた新規フォルダを作成し、自分のメールアドレスがCCに入っているメールをこの「CC自分」フォルダに自動で振り分けられるようにします。
これで、「自分」フォルダの次に優先して見るべきメールだと分かるになります。
①②のメールさえ見れば、仕事で重要なメールを見逃して咎められることはありません！！
③ 仕分けた重要なメールが届いたら通知がくるよう設定
すべてのメールが届くたび受信通知が来ていたら、重要なメールに対しての返信が遅れてしまいます。
そこで、「自分あて」のフォルダにメールが届いたら通知が来るように設定してきましょう。
会社でどのメールソフトを使っているかによりますが、gmailとoutlookではこのような機能が存在します。
メールの返信が速いと仕事ができる人だと思われます。ぜひ、設定しておきましょう。
④上司にどのメールを見ればいいか聞く
上司に、自分あて以外のメールでどのメールを読んでおけばいいか聞いてみましょう。
メールが100通以上届く会社は、自分あて以外のメールが90%なのではないかと思っています(笑)
経験上、いくつかメーリングリストに加入していて、そのメーリングリストがCCに入ったメールが大量に届くので、受信メールがめちゃくちゃ多くなってしまうのです。
⑤参考になるメールを移動させる
自分あてのメールの中でも、勉強になるなと思ったもの、全社メールで重要な内容なのですぐ見つけられるようにしておきたいという場合、新規フォルダを作成し、フォルダの名前を「参考」などとして、そちらに手動で振り分けていきます。
あれどうだったかなと思ったとき、すぐ見つけ出せるようになり便利です。
意外に、重要なメールを探し出せない人って多いんです。
先日送ったマニュアルを添付したメールだけど、と後輩に話したところ、すみません見つけられませんと言われたことがありました。(笑)
まとめ
メールをすでにバリバリ捌いている人は、こんなの当たり前でしょ？と思うかもしれません。
ただ、できている人のほうがすごいです！
メールが大量に届く経験がないとメールを仕分けたり、特定のメールだけ受信通知するようにする設定ってなかなかやらないことですから。
筆者は、TOが自分、CCが自分以外のメールは基本的に一括で既読にしちゃいます。
別に既読にしなくてもいいのですが、なんとなく未読の通知が残っていると気持ち悪いので…(笑)
メールが大量に届いて困っている！という方、簡単にできる方法なのでぜひ試してくださいね！
こちらの記事が参考になれば幸いです。
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